Алмаз,рада вас приветстоввать ,  я вам направляла письмо по личной почте с возможными действиями.

Нужно сформировать список адресов,по которым мы отправим информацию о планируемом турнире, потом заняться рассылкой документов, для начала с ними познакомиться и , возможно,внести изменения, дополнить.