Предлагаю на Ваше обсуждение решение двух первых ситуаций:

Первая ситуация. Я предполагаю, что письмо анонимное, если в нем нет подписи и администратор в ответе должен узнать чье это письмо. Во вторых, если кто-то забыл пароль, он хотя-бы знает, что вводил он вместо пароля последний раз. Это тоже можно уточнить. И тогда администратор может уже решить давать ему пароль тому человеку, который обратился или нет.

Вторая ситуация: можно предложить напомнить коллеге о соблюдении авторского права в сети Интернет, дать ссылку на ресурсы где об этом говорится