Создание и использование интерактивных документов в MsWord

Я преподаватель «Информационных технологий» ГБОУ СПО г. Нижнего Новгорода  по специальности  230115 «Программирование в компьютерных системах»  (2 курс обучения).

В своей статье я хочу обменяться с коллегами опытом работы по проведению  практических занятий по теме «Создание и использование интерактивных документов  в текстовом редакторе Word», куда вошли следующие методические разработки:

1.  Технология создания  документов на основе шаблонов в текстовом редакторе  Word,

2.  Создание форм на основе собственного  шаблона предназначенных для заполнения или печати в приложении MS Word.

3.  Создание автоматического оглавления и закладок в многостраничном документе в  MS Word.

4.  Создание формы «Анкета пользователя ПК»  на основе собственного  шаблона в MS Word (лабораторная работа).

Для размещения материала в Интернет - сообществе  «Открытый класс» я выбрала наиболее интересные связанные между собой работы №2 и №4, т.к. материалов по созданию Форм-шаблонов в Word2007 и  Word2010 в изданных учебных пособиях на сегодняшний день практически нет.

В качестве вступления: Интерактивный документ  отличается от обычного электронного документа тем, что порядок работы с документом определяется не только пользователем, но и создателем документа. Интерактивный документ  автоматически изменяет свое содержание в ответ на действия пользователя ПК  (термин «интерактивный» означает «зависящий от пользователя»).

При этом предполагается, что интерфейс документа содержит различные элементы управления – меню, командные кнопки, поля ввода, списки, закладки, гиперссылки,  макросы, кнопки навигации, благодаря которым пользователь может управлять изменениями в документе.

Актуальность данного пособия следующая:

1.       В соответствии с учебным планом   по специальности  230115 «Программирование в компьютерных системах»  не предусмотрена дисциплина «Делопроизводство» и обучающиеся не имеют опыта по оформлению и составлению деловых бумаг, документов, резюме, писем и т.д. Работа с шаблонами документов поможет обучающимся  ликвидировать этот пробел в знаниях,  и в дальнейшей своей деятельности они будут использовать этот замечательный ресурс текстовом редакторе Wordи Интернета.

2.       Практическая работа по созданию автоматического оглавления и закладок поможет обучающимся овладеть соответствующими практическими  навыками,  и они смогут  применять их в дальнейшем при написании рефератов, докладов, курсовых, отчетов по практике, которые содержат большое количество страниц (являются многостраничными  документами), имеют сложную структуру документа (разделы, темы,  подтемы) и  должны иметь оглавление, гиперссылки, закладки, т.е. все те объекты, которые  присущи интерактивным  документам.

3.            Интерактивный документ Форма, созданный в режиме Разработчик и имеющие элементы управления содержимым, поможет обучающимся создавать интересные формы для заполнения различными людьми, но и преподавателям при создании интерактивных тестов, содержащих списки ответов открытого типа из которых один или несколько правильных.

4.                Работа №2 поможет включить в меню режим Разработчик, в котором создаются интерактивные документы Форма, и  представлен подробный алгоритм  по созданию элементов управления содержимым  в режиме Конструктора разного типа и задания их Свойств.

Анализ проведенных  занятий показал, что студенты  усвоили эту тему, а главное  - сразу же  начали применять полученные навыки по созданию автоматического оглавления  и закладок  при написании курсовых работ, рефератов. Также начали использовать  шаблоны при составлении резюме, деловых писем, поздравительных открыток, титульных листов к своим работам  и .т.д. Значит, цель занятий достигнута.

В настоящее время я разрабатываю ряд тестов по дисциплине «Информационные технологии» с применением режима «Форма».

Напоминаю, что сейчас я размещаю только 2 разработки (из-за их объемности), но если вас заинтересуют и другие, в том числе Формы - тесты, сообщите мне об этом и я дошлю его. 

Жду конструктивных пожеланий, идей.

С уважением Татьяна Николаевна, преподаватель «Информационных технологий» ГБОУ СПО г. Н-Новгорода.

Методическое указание по выполнению

практической работы № 2

по теме: «Создание форм на основе собственного  шаблона предназначенных для заполнения или печати в приложении MS Word»

Цель работы: сформировать практические навыки обучающихся по созданию формы -  шаблона с элементами управления содержанием в MSWord.

Содержание: данная работа состоит из двух частей – в первой части в текстовом редактореMSWord(2010) включить режим «Разработчик», познакомиться с назначением  и правилами работы с группой меню  «Элементы управления», с режимом  «Режим конструктора» и кнопкой «Свойства». Во второй части данной практической работы описан алгоритм создания  и заполнения собственного шаблона-формы с элементами управления «Анкета пользователя ПК», где детально показано задание параметров (свойств)  полей формы.

Технические и программные средства: компьютеры класса IBMPC, текстовый редакторMSWord.

Краткие теоретические сведения

Форма, это шаблон Microsoft Word  с элементами управления содержимым, такие как:    текстовые поля, флажки, раскрывающиеся списки и элементы управления "выбор даты" и т.д. Элементы управления содержимым придают гибкость шаблону - форме: после создания формы создатель передает ее для заполнения другим пользователям или  соответствующим организациям и, если автор разрешил редактировать некоторые поля для заполнения,  то последние без труда  могут  быстро и легко изменить шаблон под свои потребности.

  После создания  и выверки правильности  автор может защитить форму от несанкционированного редактирования элементов управления содержимым и предоставить для заполнения другим пользователям.

Безусловно,  форма – интерактивный документ, в ней как нигде каждый пользователь ПК при  заполнении  формы  сам выбирает варианты ответов из предложенных списков или устанавливает дату, ставит флажки у  нужных реквизитов и т.д. 

Содержание работы:

Для создания и работы с Формой нужно включить  режим Разработчик. 

1.                Отображение вкладки Разработчик

2.                  Откройте вкладку Файл.

3.                  Нажмите кнопку Параметры.

4.                  Откройте раздел Настройка ленты.

5.                  В списке Настройка ленты выберите пункт Основные вкладки.

6.                  Установите в списке флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

2. Открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

Чтобы сэкономить время, в качестве основы для формы можно использовать шаблон. Также можно начать работу с пустого шаблона и создать собственную форму с нуля.

2.1. Создание формы на основе шаблона

Этот режим работает в режиме  Online, поэтому предварительно нужно подключится к Интернету. Далее:

1.                  Откройте вкладку Файл.

2.      Нажмите кнопку Создать.

3.      Вразделе MicrosoftOffice Onlineвы

4.      берите категорию Формы.

5.      Выберите папку, соответствующую типу формы, которую нужно создать.

6.      Выберите подходящий шаблон формы и нажмите кнопку Загрузить.

7.      Снова откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как.

8.      В диалоговом окне Сохранение документа введите имя нового шаблона или документа и нажмите кнопку Сохранить.

2.2. Использование пустого шаблона

1.                  Откройте вкладку Файл.

2.                  Нажмите кнопку Создать.

3.                  В разделе Пустые и последние  щелкните элемент Мои шаблоны.

4.                  В окне Создать установите переключатель Шаблон и нажмите кнопку ОК.

5.                  Снова откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как.

6.                  В диалоговом окне Сохранение документа введите имя файла для нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

3.                Добавление содержимого в форму

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте необходимые элементы управления.

Сведения о настройке свойств элемента управления, рассматриваемых в пунктах 3.1-3.3 см. в разделе 4.

3.1.         Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".

1.      Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления.

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "форматированный текст"  или Элемент управления содержимым "обычный текст" .

3.2.          Вставка элемента управления "рисунок"

Элемент управления "рисунок" часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

1.                  Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления.

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "рисунок".

3.3.            Вставка элемента управления "стандартный блок"

Стандартные блоки используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, эти элементы управления полезны при создании шаблона договора, в котором в зависимости от конкретных требований должны быть добавлены разные варианты стандартного текста. Можно создать для каждого варианта элемент управления содержимым "форматированный текст" и поместить их все в элемент управления "стандартный блок", используя его в качестве контейнера.

Элементы управления "стандартный блок" также можно использовать в формах.

1.                  Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления.

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "коллекция стандартных блоков".

3.4.          Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из представленных пунктов либо ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из доступных пунктов.

1.      На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "поле со списком"  или Элемент управления содержимым "раскрывающийся список" .

2.      Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

3.                  Чтобы создать список пунктов, нажмите в диалоговом окне Свойства элемента управления "поле со списком" или Свойства раскрывающегося списка кнопку Добавить.

4.                  Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.

5.                  При необходимости задайте остальные свойства.

 ПРИМЕЧАНИЕ.    Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

3.5.          Вставка элемента управления "выбор даты"

1.                  Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "выбор даты".

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "выбор даты".

3.6.         Вставка флажка

1.                  Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "флажок".

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым "флажок".

3.7.          Установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления "Выбор даты" предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

1.                  Щелкните элемент управления содержимым, который нужно изменить.

2.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Свойства и измените необходимые свойства.

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

1.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

2.                  Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.

3.                  Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

4.                  На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать,

если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

3.8.         Защита форм

Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем.

 СОВЕТ.    При необходимости можно проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

1.                  Откройте форму, которую необходимо защитить.

2.                  На вкладке Главная в группе Редактирование последовательно выберите команды  Выделить и Выделить все или нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

3.                  На вкладке  Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку  Группировать и выберите команду Группировать.

Лабораторная работа № 1

по теме «Создание формы «Анкета пользователя ПК»  на основе собственного  шаблона в MS Word»

Цель работы: сформировать практические навыки обучающимся по созданию формы   с элементами управления содержимым MSWord.

Содержание:На основе изученного материала и полученных навыков при выполнении практической работы  «Создание форм на основе собственного шаблона в приложении  MSWord»  предлагается создать  и заполнить шаблон - форму «Анкета пользователя ПК» с элементами управления содержимым по предложенной структуре,  в которой представлены:  названия  элементов  документа (анкеты),  их тип, пояснения при вводе данных.

Технические и программные средства: компьютеры класса IBMPC, текстовый редакторMSWord.

Задание:

1.             В режимах  «Разработчик»,  Конструктор иСвойства  создать шаблон – форму «Анкета пользователя ПК»  по образцу, представленному ниже.  При выполнении данной лабораторной работы использовать методические указания по выполнению практической работы «Создание форм на основе собственного  шаблона,  предназначенных для заполнения или печати в приложении MSWord».

Анкета пользователя ПК

2. При формировании  элементов  управления содержимым использовать таблицу описания типов  данных анкеты:

Таблица типов  данных элементов  управления содержимым формы

«Анкета пользователя ПК»

3.Сохраните документ под именем «Шаблон анкета. doc».

4.Задайте ключ защиты на «Шаблон анкета. doc».

5.Отключите режим Конструктор,  заполните  «Шаблон анкета. doc»   вашими данными и сохраните под именем «Моя анкета.doc».

6.Предложите заполнить   «Анкету пользователя ПК», используя ваш шаблон формы, одногруппнику. Получите его отзыв. 

Самостоятельная работа:

1.Создайте на основе шаблона формы  бланки  для тестовых заданий по темам:

·           Состав   программного обеспечения ИТ.

·           Типы прикладного программного обеспечения ИТ.

·           Система ресурсов Итернета.

  2.  Используйте различные формы тестовых заданий –

·           с одним правильным ответом (элемент управления - раскрывающийся список)

·           с несколькими правильными ответами (элемент управления - флажок)