Официальное письмо является одним из важнейших каналов связи. Через письма выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Несмотря на конкуренцию телефона и телеграфа, письмо сохраняет силу и в наши дни. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых с особым способом передачи текста. Язык официальных документов унифицирован. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Этикет в деловой переписке проявляет себя в форме изложения текста письма. Распространенными формулами обращения являются: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги; Уважаемый Сергей Иванович. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», место них применяются местоимения «мы», «Вы». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»… и т.д.

            Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как современность ответа на запрос, деловое предложение и т.д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ. В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны…», «Не откажите в любезности сообщить…» и т.д. Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что…». В ответ на письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам…» Проявлением этикета является  также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением…»