Документы возникли вместе с письменностью – вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление  частной собственности и основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IXв. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права – Русская правда.

                В конце XVв. появились приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, а сама такая деятельность в тот период получила название приказного делопроизводства. Приказы  по праву можно назвать колыбелью бюрократизма, так как документы проходили множество в том числе ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попали по назначению.

                В 1717 – 1718г.г. взамен системы приказов были созданы коллегии, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В Генеральном регламенте государственных коллегий, подписанном Петром I  27 февраля 1720 г., имеется глава о структуре и функциях канцелярии, о секретарском чине: в ней четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы канцелярских служащих. Этот период получил название коллежского делопроизводства. Тогда были заложены основы организации учета и хранения документов и впервые появилось слово архив.

                В 1802 г.  был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1811 г. указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой должности они имели право получать и подписывать только определенные виды документов. Этот период получил название исполнительного делопроизводства. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальное руководство на единоначалие.

                23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах г. Санкт-Петербурга были установлены должности личных секретарей – помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране. С 1884 г. в России издаются специализированные журналы: «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф», в которых рассматривались вопросы конторского и секретарского труда.

                В начале XXв. большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации. В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два видов диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.